Rangkuman 1 - Pengolahan Konsep Dasar Database

Pengolahan Konsep Dasar Database Access
A. KONSEP DASAR DATABASE

Sebelum memulai mendesain dan membangun database dengan menggunakan program aplikasi database Ms. Access, terlebih dahulu kita harus lebih mengenal lagi apa yang dimaksud dengan database.

Pengertian Database:
1. Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.

2. Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna


Banyak sekali kegiatan manusia yang menggunakan komputer sebagai sarana pengolahan data, sehingga diperlukan suatu perangkat lunak database. Jika dikaji lebih mendasar tentang batasan suatu database, maka dapat disebutkan bahwa segala bentuk koleksi data adalah suatu database. Mulai dari kelompok data pegawai, sampai dengan kelompok file, merupakan database.

Definisi dasar struktur database :
Data : sekumpulan fakta mengenai objek tertentu, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan angka, huruf, gambar, film, suara dan sebagainya yang relevan dan belum mempunyai arti.

Informasi : hasil pengolahan data yang konkrit dan sudah mempunyai arti untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Tabel : merupakan hal yang paling mendasar dalam hal penyimpanan data yang terdiri dari field dan record.

Field (kolom) : merupakan elemen dari tabel yang berisikan informasi tertentu yang spesifik tentang subjudul tabel pada sebuah item data.
Syarat-syarat pembentukan Field Name pada tabel :
a. Harus Unik atau Spesifik
b. Boleh disingkat
c. Pemisah sebagai pengganti spasi dalam pembentuk field adalah tanda lambang "_"
Contoh :
Kode Barang menjadi KdBarang, KodeBrg, Kd_Brg, Kd_Barang, Kode_Brg
Tanggal Lahir menjadi TglLahir, Tgl_Lahir, Tgl_Lhr

Record (baris) : merupakan sekumpulan data yang saling berkaitan tentang sebuah subjek tertentu, misalnya data seorang siswa akan disimpan dalam record yang terdiri dari beberapa kolom/field

B. Relationships Database Access
Relationships merupakan suatu hubungan yang dibuat antara field-field yang memiliki persamaan dari dua tabel atau lebih.

Ada 3 Relationships database Access :
1. One - to - one
Merupakan suatu relasi antara dua tabel yang mana kolom Primary Key dari setiap record dari tabel utama memiliki nilai yang sama dengan kolom dari tabel lainnya dan nilai kolom yang sama tersebut hanya boleh terdapat pada satu record saja yang tidak boleh lebih dari satu record.

2. One - to - many
Merupakan relasi antara dua buah tabel yang mana nilai Primary Key dari setiap record dari tabel utama memiliki nilai yang sama dengan banyak kolom pada tabel lain.

3. Many - to - many
Merupakan relasi antara dua buah tabel atau lebih yang mana nilai setiap record dari sebuah tabel dengan banyak record dengan tabel lainnya.

Primary Key merupakan sebuah field yang memiliki nilai unik sehingga dapat digunakan untuk membedakan antara sebuh record dengan record lainnya.
Syarat-syarat Primary Key :
a. Field Name harus bersifat unik
b. Tidak boleh memiliki nilai NULL (tidak memilki nilai yang sama)

Foreign Key merupakan satu atau lebih kolom pada sebuah tabel yang nilainya merujuk dari kolom Primary Key pada tabel lain, atau bisa juga dikatakan mengindikasikan adanya relasi antara tabel tersebut dengan tabel lainnnya.

B.Mengenal Microsoft Access
Microsoft Access adalah salah satu dari relasional Database Management System (DBMS). DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada system computer. Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lainnya diantaranya :
• Queri untuk mengorganisasi data.
• Forms untuk berinteraksi dengan data pada layer.
• Reports untuk mencetak hasil.
• Macros dan program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas dari aplikasi database.
Semua obyek ini disimpan dalam file .mdb

Spesifikasi Database :


Type Data Access :

• Text, adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka. Tipe data ini memiliki panjang 255 karakter.
• Memo, adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka. Tipe data ini memiliki panjang 65535 karakter.
• Number, adalah tipe data yang berisikan angka untuk perhitungan matematis. Tipe data ini memiliki panjang 1, 2, 4, atau 8 byte (1 byte = 1 karakter = 8 bit binary).
• Date/Time, adalah tipe data yang berisikan tanggal bulan dan tahun. Tipe data ini memiliki panjang 8 byte.
• Currency, adalah tipe data yang berisikan angka yang melibatkan 1 sampai 4 angka di belakang koma (desimal). Tipe data ini mampu terlibat dalam perhitungan sampai 15 digit di depan koma, dan 4 digit di belakang koma. Panjangnya 8 byte.
• AutoNumber, adalah tipe data yang berisikan angka yang mengalami increment (penambahan dengan skala kelipatan yang tetap). Defaultnya adalah 1. Panjangnya 4 byte.
• Yes/No, adalah tipe data yang berisikan jawaban yes/no, true/false, atau on/off. Panjangnya hanya 1 bit (bukan byte).
• OLE Object, adalah tipe data yang berisikan bermacam-macam object, seperti file Ms Word, spreadheet milik Ms Excel, grafik, gambar, dan sebagainya. Ukurannya tak terbatas, tergantung dari kapasitas hardisk.
• Hyperlink, adalah tipe data yang berisikan link ke sebuah object atau situs web. Panjangnya 2048 karakter.

C.Pembuatan Database di Access Dalam Access ada 3 (tiga) cara untuk membuat database : 1.membuat database baru, pilihan yang digunakan adalah : klik Blank Access database 2.menggunakan database Wizard, pilihan yang digunakan adalah : klik Access database Wizard, pages and projects. 3.menggunakan database yang sudah pernah dibuat, pilihan yang digunakan adalah : klik Open an existing file D. Pembuatan Tabel Database Access Ingat : di dalam pembuatan tabel terlebih dahulu kita bentuk master database (mdb) dengan cara sebagai berikut : 1. Buka Microsoft Access yang tersedia dalam Windows kemudian pilih Blank Database untuk membuat database baru. 2. Maka akan muncul dialog File New Database, artinya simpan database baru dengan nama yang sesuai dengan informasi yang akan dibuat serta letakkan pada folder Data (D) dalam subfolder anda bentuk [nama dan kelas]. Kemudian buat database baru dengan nama dbmedical.mdb pada subfolder anda, contoh PakDe SMA 3. Pilih object yang diinginkan, jika ingin membuat tabel maka pilih object table dan pilih create table, jika ingin membuat Query maka pilih object query dan seterusnya. Untuk mencatat informasi maka harus dibuat table sebagai tempat menyimpan dan mengelola data. Langkah yang harus dikerjakan adalah : • Merancang table yang akan dibuat. • Merancang struktur table seperti apa. • Mengatur hubungan/relasi antar table satu dengan table lain supaya informasinya terpadu. Mengelola data dalam table terdiri dari : • Menambah data. • Mengedi atau merubah data. • Menghapus data. • Mencari dan mengganti data. 4. Klik menu/objek table 5. Pilih dan klik create table in design view 6. Ketik struktur table yang akan dibuat, sesuai dengan perancangan informasi yang akan dibangun. Ketik nama fieldnya, tentukan juga type datanya dan atur lebarnya data pilih Field Size 7. Tentukan constraint atau batasan-batasan table. Bila suatu field digunakan sebagai kunci utama, maka field tersebut harus menjadi Primary key. 8. Buat table untuk menyimpan data Pasien. Pada struktur table tersebut field sebagai Primary Key adalah IDPasien karena sabagai informasi utama yang membedakan antara buku yang satu dengan yang lain, dan selalu bersifat Unique. 9. Letakkan kursor di field tersebut yaitu IDPasien. 10. Klik kanan maka akan muncul menu menentukan Primary Key 11. Jika sudah selesai diketik seluruh perancangan tabel maka simpan perancangan tabel tersebut dengan nama tpasien (file > save > tpasien > Ok) Catatan : Mengelola table meliputi operasi penambahan, penghapusan, perubahan dan pencarian data pada tabel Memberi Relasi Antar Tabel : Apabila sudah dibentuk beberapa tabel contoh tpasien, tdokter, tresepsionis, tmedical dan lain-lain, maka langkah selanjutnya diadakan suatu relasi antartabel. Dimana tujuan pembuatan relasi antar tabel adalah untuk membuat hubungan antar tabel agar terdapat relasi antara tabel yang satu dengan tabel yang lain. Sebagai contoh system informasi medical record yang terdiri dari tabel sebagai berikut : tpasien, tdokter, tresepsionis, tjnskelamin dan tmedical Untuk membuat relasi antar tabel, pada menu klik Tools -> Relationships Contoh latihan sistem informasi database Medical Record akan ditampilkan setelah materi dasar ini.