Dasar-Dasar Microsoft Access-1

KONSEP DATABASE DAN PENGENALAN ACCESS

Dasar-Dasar Microsoft Access
(Dikhususkan utk kelas XI IPA-IPS sbg bahan dasar penyegaran materi TIK Semester Ganjil Tahun Pelajaran 2009/2010)

Hasil Diharapkan : Peserta mampu menggunakan aplikasi MS-Access untuk mengelola dan mengembangkan basisdata dengan modus Graphical User Interface (GUI) secara sederhana atau pengenalan dasar awal database

Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengumpulan
informasi maupun pengambilan keputusan. Dengan kata lain, data sangat dibutuhkan
karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat
ini maupun yang akan datang. Bahkan dalam perkembangannya, data-data tersebut
dapat berbentuk berbagai macam data, misalkan data berupa program, lembaranlembaran
untuk entry (memasukkan) data, maupun laporan-laporan. Kesemuanya itu
dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut dengan Database.

Database adalah sekumpulan data-data yang disusun sedemikian rupa sehingga
membentuk informasi yang sangat berguna. Database terbentuk dari sekelompok datadata
yang memiliki jenis/sifat sama. Contohnya : data mahasiswa, data dosen dkk.
Definisi dasar :
Data : sekumpulan fakta mengenai objek tertentu, orang dan lain-lain dan dinyatakan
dengan angka, huruf, gambar, film, suara dan sebagainya.

Database : sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.

Tabel : tempat untuk menyimpan data, table terdiri dari field dan record.

Field (kolom) : bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data.

Record (baris) : satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misalnya data
seorang mahasiswa akan disimpan dalam record yang terdiri dari beberapa
kolom/field.

Microsoft Access adalah salah satu dari relasional Database Management System
(DBMS). DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dn
pemanggilan struktur informasi pada system computer. Selain tabel, sebuah file
database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lainnya
diantaranya :
· Queri untuk mengorganisasi data.
· Forms untuk berinteraksi dengan data pada layer.
· Reports untuk mencetak hasil.
· Macros dan program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas dari aplikasi
database.
Semua obyek ini disimpan dalam file .mdb.

Dalam Access ada 3 (tiga) cara untuk membuat database :
1. membuat database baru, pilihan yang digunakan adalah : Blank Access database.
2. menggunakan database Wizard, pilihan yang digunakan adalah : Access database
Wizard, pages and projects.
3. menggunakan database yang sudah pernah dibuat, pilihan yang digunakan adalah :
Open an existing file.

Proses Memulai Microsoft Access :
1. Buka Microsoft Access yang tersedia dalam Windows kemudian pilih Blank Database
untuk membuat database baru.
2. Simpan database baru dengan nama yang sesuai dengan informasi yang akan dibuat
serta letakkan pada folder My Documents dalam folder Praktikum Basis Data 1 yang
akan dibuat.
3. Kemudian buat database baru dengan nama Penjualan.mdb pada folder
Praktikum Basis Data 1.

Proses Pembuatan Tabel
Untuk mencatat informasi maka harus dibuat table sebagai tempat menyimpan dan
mengelola data. Langkah yang harus dikerjakan adalah :
· Merancang table yang akan dibuat.
· Merancang struktur table seperti apa.
· Mengatur hubungan/relasi antar table satu dengan table lain supaya informasinya
terpadu.
Mengelola data dalam table terdiri dari :
· Menambah data.
· Mengedi atau merubah data.
· Menghapus data.
· Mencari dan mengganti data.

Langkah-langkah pembuatan tabel :
1. Klik menu/objek table :
Kemudian pilih object yang diinginkan, jika ingin membuat tabel maka
pilih object table dan pilih create table
2. Pilih create table in design view
3. Ketik struktur table yang akan dibuat, sesuai dengan perancangan informasi yang
akan dibangun.
4. Ketik nama fieldnya, tentukan juga type datanya dan atur lebarnya data pilih Field
Size.
5. Tentukan constraint atau batasan-batasan table. Bila suatu field digunakan sebagai
kunci utama, maka field tersebut harus menjadi Primary key.
6. Buat table untuk menyimpan data Buku. Pada struktur table tersebut field sebagai
Primary Key adalah KodeBuku karena sabagai informasi utama yang membedakan
antara buku yang satu dengan yang lain, dan selalu bersifat Unique.
7. Letakkan kursor di field tersebut yaitu KodeBuku.
8. Klik kanan maka akan muncul menu menentukan Primary Key
9. Simpan perancangan dengan nama Buku (file > save > Buku > Ok).

Proses Mengelola Tabel
Mengelola table meliputi operasi penambahan, penghapusan, perubahan dan pencarian
data pada tabel.
Menambah data pada Table :
- Pilih tabel yang akan ditambah datanya, klik dua kali
- Ketik data-data yang diinginkan
- Bila dalam menambah data ada yang sama pada KodeBuku, Judul, TahunTerbit,
Eksemplar maupun pengarang,

Proses Memberi Relasi Antar Tabel
Tujuan pembuatan relasi antar tabel adalah untuk membuat hubungan antar tabel agar
terdapat relasi antara tabel yang satu dengan tabel yang lain. Sebagai contoh system
informasi perpustakaan yang terdiri dari tabel sebagai berikut :
· tabel buku
· tabel peminjaman
· tabel anggota
langkah-langkah pembuatan relasi antar tabel :

1. Buat tabel Buku dengan fields

dengan entri data :

2. Buat tabel Anggota dengan fields :

dengan entry data :

3. Buat tabel Pinjam dengan fields :

dengan entry data :

4. Untuk membuat relasi antar tabel, pada menu klik Tools-> Relationships

5. Tambahkan tabel-tabel pada skema relasi
6. Tambahkan tabel satu persatu, pilih tabel kemudian klik tombol Add. Terakhir
klik tombol close.

Hubungan antar tabel :
* antara tabel anggota dan tabel pinjam (field KodeAanggota) yang ada pada tabel
pinjam merupakan foreign key yang berhubungan dengan field KodeAnggota yang
merupakan primary key pada tabel Anggota.
* Antara tabel Buku dengan tabel Pinjam (field KodeBuku) yang ada pada tabel Pinjam
merupakan foreign key yang berhubungan dengan field KodeBuku yang merupakan primary
key pada tabel Buku.
* Untuk mewujudkan relasi antar tabel yang sudah ditentukan, lakukan klik and drag
dari foreign key yang ada pada tabel anak primary key yang ada pada tabel induk.
Sebagai contoh diklik field KodeAnggota pada tabel Pinjam kemudian drag ke field
KodeAnggota yang ada pada tabe Anggota.
* Kemudian muncul jendela untuk menentukan property dari relasi yang
terbentuk, berikan tanda centang pada Enforce Referential Integrity

7. Hasil akhir relasi tabel sebagai berikut :

Tugas 1 :
1. Buat database baru dengan nama Penjualan.mdb
2. Desain tabel pada database Penjualan terdiri dari tabel-tabel
Pelanggan
Barang
Order dan
Detail_Order.
3. Berikan pengisian data pada database Penjualan.
4. Gambarkan relasi antar tabel pada database Penjualan.